Experience Inc. Jobs

Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker Frontoffice

ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development.

At ICON, it’s our people that set us apart. Our diverse teams enable us to become a better partner to our customers and help us to fulfil our mission to advance and improve patients’ lives.

Our ‘Own It’ culture is driven by four key values that bring us together as individuals and set us apart as an organisation: Accountability & Delivery, Collaboration, Partnership and Integrity. We want to be the Clinical Research Organisation that delivers excellence to our clients and to patients at every touch-point. In short, to be the partner of choice in drug development.

That’s our vision. We’re driven by it. And we need talented people who share it.

If you’re as driven as we are, join us. You’ll be working in a dynamic and supportive environment, with some of the brightest and the friendliest people in the sector, and you’ll be helping shape an industry.

What You Will Be Doing:

To assist the Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration in maximising the efficiency of the facilities and administrative services.

To effectively coordinate the day to day administrative and facilities services of the office.

Recognize, exemplify and adhere to ICON's values which centers around our commitment to People, Clients and Performance.

As a member of staff, the employee is expected to embrace and contribute to our culture of process improvement with a focus on streamlining our processes adding value to our business and meeting client needs.

Travel (approximately 0%) domestic and/or international.

Effectively coordinate the day to day administrative and facilities services in the office in compliance with departmental procedures in addition to general ICON procedures.

Assist in the preparation of financial information as required by local and company accountants, including invoice processing, CAPEX & lease approvals. Ensure completion of tasks within accounts cycle and resolve queries in a timely manner (where applicable).

Compliance with and support of Health and Safety systems in the office under the supervision of the Health and Safety Officer.

Carry out regular Housekeeping audits, highlighting any issues or concerns to manager.

Assist in the co-ordination and delivery of Staff Induction.

Assist in sourcing and monitoring suppliers, including ordering, stock control and distribution.

Assist in the management of suppliers including quality service checks, contract review and negotiation in compliance with QA guidelines and company policies.

Monitor and respond to requests submitted through Administration's help-desk system, Facilities Online.

Support the IT function at a local level, assisting in setup and management of services for staff (where applicable).

In the absence of a dedicated Receptionist, carry out the Reception function. When a dedicated Receptionist is in place, provide cover during breaks, annual leave and sickness including coordination of couriers and internal post processes (where applicable).

Management and distribution of in bound faxes (both hardcopy and electronic).

Provide operational cover in the absence of Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration (where applicable).

Co-ordinate and liaise with central travel department to ensure that all necessary local taxi & hotel arrangements are made for visitors/staff to and from the office (where applicable).

Coordinate any building contract maintenance and repair including such services as heating, air conditioning, security systems, elevators, utilities and fire safety equipment (where applicable).

Assist with the management of external records management & data security services.

Provide support in management of company car fleet (where applicable).

Assist with company Mobile Phone Account management (where applicable).

Keep management informed of any administration issues within the organization, which require attention.

Perform other reasonably related duties as may be locally required.

Your Profile:

Knowledge of English

Great customer service skills and communications skills

Friendly, helpful attitude

Previous Receptionist experience is an advantage

Benefits of Working in ICON:

Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a culture that rewards high performance and nurtures talent.

We offer very competitive salary packages. And to keep them competitive, we regularly benchmark them against our competitors. Our annual bonuses reflect delivery of performance goals – both ours and yours.

We also provide a range of health-related benefits to employees and their families and offer competitive retirement plans – and related benefits such as life assurance – so you can save and plan with confidence for the years ahead.

But beyond the competitive salaries and comprehensive benefits, you’ll benefit from an environment where you are encouraged to fulfil your sense of purpose and drive lasting change.

ICON is an equal opportunity and inclusive employer and is committed to providing a workplace free of discrimination and harassment. All qualified applicants will receive equal consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.

If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the application process, or in order to perform the essential functions of a position, please let us know through the form below.

Dutch advert:

Bij ICON ben je niet enkel getuige van de toekomst van klinische geneesmiddelenontwikkeling.

Je maakt er deel van uit!

Ben jij een echte regelneef, vind je gastvrijheid net zo belangrijk als wij en ben je op zoek naar een uitdagende baan binnen een internationaal bedrijf? Zorg jij dat alles op rolletjes loopt en ben je iemand die het overzicht bewaart in een hectische omgeving? Vind je het leuk als je dagen er altijd anders uit zien en je werkplek per dag kan verschillen? Dan is ICON Groningen/Assen op zoek naar jou!

Medewerker Frontoffice (32 uur per week)

Wat ga je doen als Frontoffice medewerker?

Vanaf de balie in Assen en Groningen houd jij alles in de gaten en ben je het eerste aanspreekpunt van ICON. Je werkplek is centraal gelegen binnen onze vestigingen, waardoor er altijd iets om je heen gebeurt en je daar snel op moet kunnen inspelen. Iedere werkplek is anders waardoor jouw dagen afwisselend zullen zijn. Hierin is schakelen erg belangrijk; de telefoon gaat, de slagboom moet geopend worden voor een leverancier en tegelijk staan er 5 mensen aan de balie met diverse vragen; een echte uitdaging. Bij ons is iedere balie anders en daardoor is geen dag hetzelfde! Van een rustige balie waarbij je voornamelijk vanuit je mail werkt tot aan een balie waarbij je geen moment stil zit. Het is daarom van belang dat je meebeweegt in onze dynamische wereld. Bij ICON werken meer dan 1300 medewerkers, samen met je collega’s zorgen jullie ervoor dat alles soepel verloopt. Zo ontvang je bijvoorbeeld klanten/bezoekers, beantwoord je telefoontjes van over de hele wereld en regel je o.a. de uitleen van parkeerpassen en bedrijfsauto’s. Per dag kan je meer dan 80 bezoekers aan de balie verwachten en sta je interne collega’s te woord.

Taken, verantwoordelijkheden en het team:

• Ontvangen van nationaal en internationaal bezoek en het aannemen van de telefoon

• Bijhouden van de receptie mailbox en het reserveren van vergaderzalen

• Verwerken van facilitaire meldingen in online systeem

• Bestellen van o.a. taxi’s, bloemen en lunches

​• Verwerken van de in- en externe post

• Regelen van interne bodedienst en het aanmaken van koerierszendingen

• Ondersteuning van de BHV bij calamiteiten

Als Frontoffice medewerker maak je onderdeel uit van de afdeling Facilities. Dit is een drukke maar vooral gezellige afdeling, waarbij iedereen ondanks de hectiek altijd voor elkaar klaar staat. Als lid van dit team kanhet voorkomen dat je een aantal facilitair-gerelateerde taken gaat uitvoeren. ICON en daarmee ook onze afdeling is constant in beweging. Dit betekent dat je werk gevarieerd, complex en vooral heel dynamisch is! Onze Frontoffice staat in verbinding met alle afdelingen en bestaat uit een gezellig team met 7 dames, die iedere dag de spin in het web zijn van onze organisatie.

Wat breng jij mee?

Jij hebt minimaal afgeronde en relevante MBO 4 opleiding bijv. richting facilitair- of administratief medewerker, secretaresse, management assistent, of een dienstverlenende opleiding. Als persoon vind jij het leuk om adhoc te werk te gaan en afwijken van je gemaakte planning is voor jou geen probleem.

Daarnaast:

•Heb je minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie binnen een commercieel en dynamisch bedrijf

•Je kan snel schakelen en durft snel beslissingen te nemen

•Op werkdagen beschikbaar van 08.00 uur tot 17.00 uur

•Je werkt graag in een internationale omgeving en beheerst de Engelse taal uitstekend

•Je bent nauwkeurig en stressbestendig

•Uitstekende kennis van Outlook, Word, ExcelWe bieden jou:

•Een uitdagende functie in een groeiend internationaal bedrijf in Groningen en Assen

•Een marktconform salaris o ICON heeft een eigen cao die zorgt voor goede voorwaarden voor onze medewerkers

Jaarlijks organiseren we (sportieve) activiteiten gericht op o.a. teambuilding en gezelligheid. We zetten ons ook maatschappelijk in en beklimmen bijvoorbeeld bergtoppen voor een goed doel

•Je start met een jaarcontract met zicht op een vast dienstverband. Het contract is voor 32 uur per week. In geval van vakanties/ziekte kan je gevraagd worden om extra dagen per week te werken.

Wat doet ICON?

In opdracht van farmaceutische bedrijven doet ICON wereldwijd wetenschappelijk onderzoek naar de werking van geneesmiddelen bij mensen. In Nederland heeft ICON de divisie Early Development Services (EDS) met zo’n 900 medewerkers. Hier wordt enerzijds klinisch- en anderzijds bioanalytisch onderzoek verricht.

Werken bij ICON betekent dat je werkt aan de ontwikkeling van de geneesmiddelen van de toekomst. Het betekent ook werken aan jezelf en bijdragen aan de ontwikkeling en groei van PRA Health Sciences. De ontwikkeling van onze mensen is het succes van onze organisatie. Onze internationale cultuur en dynamische organisatie trekt vooral mensen aan die gericht zijn op professionele groei, een belangrijke pijler voor onze organisatie die we graag koesteren. We bieden je de mogelijkheden die je in staat stellen om je carrière naar een hoger niveau te tillen.

Contact informatie:

Voor meer informatie kun je contact opnemen met

Klaar voor een nieuwe uitdaging?

Reageren? Klik op de 'apply for this job online' button op onze site en laat je cv en motivatie achter (je kan 1 bestand uploaden dus maak van je cv en brief 1 bestand). grijp dan nu je kans!

What ICON can offer you:

Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a diverse culture that rewards high performance and nurtures talent.

In addition to your competitive salary, ICON offers a range of additional benefits. Our benefits are designed to be competitive within each country and are focused on well-being and work life balance opportunities for you and your family.

Our benefits examples include:

• Various annual leave entitlements

• A range of health insurance offerings to suit you and your family’s needs.

• Competitive retirement planning offerings to maximize savings and plan with confidence for the years ahead.

• Global Employee Assistance Programme, LifeWorks, offering 24-hour access to a global network of over 80,000 independent specialized professionals who are there to support you and your family’s well-being.

• Life assurance

• Flexible country-specific optional benefits, including childcare vouchers, bike purchase schemes, discounted gym memberships, subsidized travel passes, health assessments, among others.

Visit our careers site (https://careers.iconplc.com/benefits) to read more about the benefits ICON offers.

ICON, including subsidiaries, is an equal opportunity and inclusive employer and is committed to providing a workplace free of discrimination and harassment. All qualified applicants will receive equal consideration for employment without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.

If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the application process, or in order to perform the essential functions of a position, please let us know or submit a request here (https://careers.iconplc.com/reasonable-accommodations)

Interested in the role, but unsure if you meet all of the requirements? We would encourage you to apply regardless – there’s every chance you’re exactly what we’re looking for here at ICON whether it is for this or other roles.

Are you a current ICON Employee? Please click here (https://wd3.myworkday.com/icon/d/task/1422$1235.htmld) to apply