Experience Inc. Jobs

Gestionnaire de l’expérience en milieu de travail / Workplace Experience Manager

Job ID

100525

Posted

31-Jan-2023

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Facilities Management

Location(s)

Calgary - Alberta - Canada, Montreal - Quebec - Canada

English to follow:

Nous sommes l’équipe Host! Conçue pour parfaire l’offre de CBRE aux occupants et aux bailleurs, Host a pour mission de créer et de déployer à grande échelle des services technologiques pilotés par des personnes en vue d’améliorer l’efficacité organisationnelle ainsi que le bien-être et la productivité de chacun. En d’autres termes, notre objectif est d’aider les gens à travailler plus intelligemment tout en ayant du plaisir.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

La ou le titulaire de ce poste sera responsable de la gestion du personnel admissible et non admissible en ce qui concerne les différents volets de la prestation des services d’expérience en milieu de travail pour un grand immeuble, pour un complexe ou pour un portefeuille d’immeubles. La personne choisie pour le poste verra à l’application des politiques et des procédures de l’organisation conformément aux besoins et aux objectifs du client.

La ou le gestionnaire devra superviser la prestation des services d’expérience en milieu de travail. Les services comprennent, entre autres :

Conciergerie

Réception et service téléphonique

Gestion de salles

Soutien audiovisuel

Gestion des réunions et des événements

Programmes communautaires

Accueil et accompagnement au milieu de travail

Services alimentaires

Stationnement et navettage

Navette locale et vélo

Soutien à l’emploi

Boutique de l’entreprise

Programmes de zoothérapie

Services documentaires

Services de courrier

Archivage des dossiers

Gestion des fournitures de bureau

Déménagement, expansion, réaménagement

Gestion du mobilier

Réactualisation de l’aménagement de la superficie

Accueil et intégration au milieu de travail

La personne retenue pour le poste devra gérer une équipe dans un ou plusieurs bureaux, fournir des directives sur la gestion du personnel (par exemple, le recrutement de talents, la gestion du rendement, etc.) et formuler des recommandations sur les budgets et sur la réduction des dépenses.

La personne devra gérer un budget d’exploitation et formuler des recommandations sur les budgets annuels. Elle s’assurera, au besoin, que toutes les factures des services de l’entreprise sont réglées. Elle devra garantir que les objectifs d’épargne sont atteints et respectent les budgets approuvés.

La personne retenue pour le poste devra assurer la cohérence du soutien fourni par l’équipe grâce à un examen continu et à l’amélioration des processus existants. Elle travaillera avec les gestionnaires pour résoudre des demandes conflictuelles. Elle devra interpréter et communiquer les objectifs ainsi que l’orientation avec la direction en plus d’établir des objectifs réalisables en phase avec les objectifs de l’organisation.

La personne sera chargée du processus d’accueil et d’intégration des membres de l’équipe de l’expérience en milieu de travail et des fournisseurs de services tiers, y compris l’orientation, la formation, l’équipement et la commande de logiciels des nouvelles recrues.

Elle devra entretenir les relations avec les fournisseurs de services et de biens du bureau. Elle veillera à ce que tous les fournisseurs aient une preuve d’assurance et des documents contractuels en vigueur, conformément aux exigences.

Elle devra gérer l’exactitude, la production, la qualité et la conservation des documents du programme, pouvant comprendre l’administration de sites SharePoint ou de sites semblables. Elle veillera à ce que les documents du client et de l’entreprise soient conformes aux lignes directrices des marques respectives.

La personne choisie devra collaborer avec les équipes informatiques de l’entreprise et du client pour évaluer la technologie, les besoins de formation et la mise en œuvre des programmes, de la formation et des outils pour les équipes de l’expérience en milieu de travail et les clients.

Elle veillera à ce que les services de l’expérience en milieu de travail fournis par le personnel de l’entreprise ou des fournisseurs de services tiers soient conformes aux normes de sécurité.

Elle participera à l’achèvement du plan de continuité des activités du bureau.

D’autres tâches peuvent être assignées.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

La personne retenue pour le poste devra superviser sur une base individuelle et de manière formelle les membres du personnel ayant un seul secteur fonctionnel ou d’opérations. Elle devra approuver les recommandations des subordonnés quant au recrutement, à la sélection, à la promotion, à l’avancement, aux mesures correctrices et au renvoi du personnel. Elle devra également reconduire les recommandations des subordonnés directs au prochain échelon de direction à des fins de révision et d’approbation. La personne sera tenue de planifier et de maintenir un niveau approprié de dotation en personnel et d’utilisation de la main-d’œuvre, incluant les heures supplémentaires. Elle devra préparer et produire des évaluations du rendement pour le personnel. Elle sera amenée à former et à offrir le mentorat et l’encadrement aux membres de l’équipe afin de perfectionner leurs compétences. Elle devra adopter un comportement exemplaire qui respecte les valeurs de l’entreprise.

We are Host! Designed to complement CBRE’s occupier and landlord service offerings, the Host mission is to create and scale people-led, technology-enabled services that increase individual well-being, personal productivity and organizational effectiveness. Put simply: our goal is to help people work smarter and delight in doing it.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

This position is responsible for managing exempt and non-exempt employees on all aspects of the delivery of workplace experience services for a large building, campus, or portfolio. Oversees operating policies and procedures ensuring those are aligned with the client's business needs, goals and objectives.

Manages delivery of Workplace Services. Services include, but are not limited to:

Concierge

Reception / Switchboard

Room Management

A/V Support

Meeting & Event Management

Community Programs

Workplace Coaching & Onboarding

Food Services

Parking & Commute

Bicycle & Local Shuttle

Supported Employment

Company Store

Pet Programs

Document Services

Mail Services

Record Archiving

Office Supply Management

Moves, Adds, Changes

Furniture Management

Space Reset

Workplace Onboarding

Manages a team in one or more offices; provides direction on employee management (e.g. recruitment of talent, performance management, etc.); makes recommendations on budgets and cost reductions.

Manages an operating budget and makes recommendations on annual budgets; Ensure all billings for business services are invoiced and billed as required. Ensures that savings goals are met and adhere to approved budgets

Ensures consistency in support provided by the team through continuous review and improvement of existing processes. Works with managers to resolve conflicting priorities. Interprets and communicates goals and direction with management, sets achievable goals that are linked to the objectives of the organization.

Manages Workplace Experience team member and third party service provider on-boarding process, including new employee orientation, training, equipment and software ordering.

Maintains relationships with vendors that provide services and goods. Ensures all vendors used have current proof of insurance and contractual documentation in place, per requirements.

Manages accuracy, production, quality and retention of program materials; which may include administration of SharePoint sites or similar. Ensures client and company materials comply with client and company brand guidelines.

Collaborates with company and client IT teams to assess technology, training needs and implementation of program(s), training and tools for Workplace Experience teams and clients.

Ensure safety standards are met by those delivery workplace experience services; whether company employees or third party service providers.

Assists in the completion of the office Business Continuity plan.

Performs other duties as assigned.

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES

Provides formal supervision to individual employees within single functional or operational area. Approves subordinate's recommendations for staff recruitment, selection, promotion, advancement, corrective action and termination. Effectively recommends same for direct reports to next level management for review and approval. Plans and monitors appropriate staffing levels and utilization of labor, including overtime. Prepares and delivers performance appraisal for staff. Mentors and coaches team members to further develop competencies. Leads by example and models behaviors that are consistent with the company's values.

English to follow:

COMPÉTENCES REQUISES

Afin de répondre adéquatement aux exigences de ce poste, la personne choisie doit pouvoir s’acquitter de toutes les fonctions essentielles de manière satisfaisante. Les exigences qui suivent ont été établies en fonction des connaissances, des compétences et des habiletés requises pour le poste. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être offertes aux personnes souffrant d’un handicap afin de leur permettre d’accomplir leurs tâches essentielles.

FORMATION et EXPÉRIENCE

La candidate qualifiée ou le candidat qualifié pour le poste doit posséder un diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED). Un baccalauréat ou une autre formation professionnelle pertinente est préférable. Une expérience de six ans dans un poste connexe (par exemple, réception, concierge, accueil, gestion de salles ou service à la clientèle) est privilégiée. Une expérience antérieure en supervision et en service à la clientèle est également préférable.

CERTIFICATS ou PERMIS

Aucun certificat ou permis n’est requis.

APTITUDES EN COMMUNICATION

La ou le gestionnaire doit être en mesure de comprendre, d’analyser et d’interpréter des documents d’affaires complexes. La personne doit être habile à traiter de façon efficace les questions les plus délicates et à rédiger des rapports, manuels, discours et articles en utilisant un style distinctif. Elle doit pouvoir effectuer des présentations efficaces et convaincantes sur des sujets complexes devant le personnel, les clients, la haute direction et le public. La personne choisie doit motiver et négocier efficacement avec les membres clés du personnel, la haute direction et les groupes de clients afin de prendre les mesures souhaitées. Elle doit être à l’aise de rencontrer et d’échanger avec de nouvelles personnes. Elle doit avoir une approche chaleureuse et invitante. Elle doit être en mesure de tenir compte des circonstances, de sympathiser et d’offrir de l’aide.

CONNAISSANCES FINANCIÈRES

La ou le gestionnaire doit posséder des connaissances approfondies des principes et termes financiers. La personne doit être en mesure de calculer des équations complexes. Elle doit être habile à effectuer des prévisions et à préparer les budgets. Elle doit pouvoir effectuer des analyses financières et d’affaires, incluant la préparation de rapports.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT

La personne choisie sera amenée à résoudre des problèmes majeurs et à négocier avec une gamme variée de situations complexes. Elle doit posséder des compétences quantitatives et analytiques de niveau expert ainsi qu’une expérience dans l’élaboration de solutions stratégiques dans un environnement de vente matriciel en croissance touchant à plusieurs industries. Elle doit se fonder sur l’analyse des autres et produire des recommandations qui auront des répercussions directes sur l’entreprise.

AUTRES COMPÉTENCES ou CAPACITÉS

Elle doit posséder une connaissance de niveau intermédiaire des logiciels de la suite Microsoft Office , notamment Word , Excel , PowerPoint , Visio , SharePoint , OneNote , Outlook . Elle doit être à l’aise d’apprendre et de travailler avec de nouvelles technologies et de nouveaux outils numériques, incluant des applications, des bases de données, des systèmes de gestion financière, des systèmes de gestion des bons de travail, des réseaux sociaux, des outils infonuagiques, des appareils mobiles et leurs applications et des outils de communications. Les meilleures candidates et meilleurs candidats feront preuve d’un véritable intérêt à anticiper et à répondre aux besoins d’autrui. Une attitude chaleureuse et le désir de collaborer sont essentiels. La personne devra pouvoir offrir de l’aide physique aux activités de l’entrepôt et soulever des charges de 50 livres.

PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ

La ou le gestionnaire doit prendre des décisions en fonction d’une connaissance approfondie et d’une excellente interprétation des procédures, des politiques de l’entreprise et des pratiques d’affaires afin d’atteindre les objectifs et les dates butoirs. La personne doit établir les dates butoirs du secteur d’activité. Une erreur de jugement peut entraîner des répercussions à long terme sur les collègues, sur la superviseure ou le superviseur, sur la division ainsi que sur le secteur d’activité.

SÉCURITÉ

1. Terminer à un niveau satisfaisant toutes les formations en matière de santé, de sécurité et d’environnement (SSE) requises et attribuées.

2. Respecter en tout temps l’ensemble des politiques et des procédures relatives aux activités, y compris toutes les exigences liées à la SSE.

3. Participer à tous les programmes et activités liés à la SSE selon les besoins, y compris les enquêtes sur les incidents, les entretiens, l’audit et l’évaluation, etc.

4. Signaler toute condition qui, selon vous, pourrait entraîner un accident ou des blessures ou arrêter le travail si nécessaire.

Également :

1. Tout en respectant toutes les exigences en matière de SSE établies pour le personnel de CBRE, les superviseures et superviseurs ainsi que les gestionnaires sont également tenus de :

a. Offrir suffisamment de temps sans distraction aux membres du personnel pour qu’ils puissent suivre implicitement toute la formation en matière de SSE requise et appuyer le programme de formation en SSE;

b. Enquêter et résoudre (si possible) toutes les situations et tous les actes dangereux signalés et communiquer les résultats aux parties concernées;

c. Appuyer le pouvoir d’arrêter le travail lorsqu’il est exercé de bonne foi;

d. Communiquer tous les dangers potentiels et les procédures en milieu de travail.

En tant que gestionnaire :

1. Tout en respectant toutes les exigences en matière de SSE établies pour le personnel de CBRE, les superviseures et superviseurs ainsi que les gestionnaires sont également tenus de :

a. Offrir suffisamment de temps sans distraction aux membres du personnel pour qu’ils puissent suivre implicitement toute la formation en SSE requise et appuyer le programme de formation en SSE;

b. Enquêter et résoudre (si possible) toutes les situations et tous les actes dangereux signalés et communiquer les résultats aux parties concernées;

c. Appuyer le pouvoir d’arrêter le travail lorsqu’il est exercé de bonne foi;

d. Communiquer tous les dangers et les procédures en milieu de travail.

QUALIFICATIONS

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

EDUCATION and EXPERIENCE

HS Diploma or GED required. Bachelor's degree (BA/BS) or other relevant vocational training preferred. Minimum of 6 years related (e.g. Front Desk, Concierge, Hospitality, Room Management, or Customer Service) roles preferred. Previous supervisory & customer service experience preferred.

CERTIFICATES and/or LICENSES

None

COMMUNICATION SKILLS

Ability to comprehend, analyze, and interpret the most complex business documents. Ability to respond effectively to the most sensitive issues. Ability to write reports, manuals, speeches and articles using distinctive style. Ability to make effective and persuasive presentations on complex topics to employees, clients, top management and/or public groups. Ability to motivate and negotiate effectively with key employees, top management, and client groups to take desired action. Comfortable meeting and engaging with new people. Warm and engaging demeanor. Ability to assess circumstances, empathize and offer help.

FINANCIAL KNOWLEDGE

Requires in-depth knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate complex figures. Ability to forecast and prepare budgets. Conducts financial/business analysis including the preparation of reports.

REASONING ABILITY

Ability to solve advanced problems and deal with a variety of options in complex situations. Requires expert level analytical and quantitative skills with proven experience in developing strategic solutions for a growing matrix-based multi-industry sales environment. Draws upon the analysis of others and makes recommendations that have a direct impact on the company.

OTHER SKILLS and/or ABILITIES

Intermediate skills with Microsoft Office Suite products such as Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint, OneNote, Outlook, etc. Comfortable with and embracing of new technologies and digital tools; such as Apps, databases, financial management, work order management, social networking, cloud technologies, handheld mobile technologies and applications, and communications. Best candidates will have a genuine interest in in anticipating and serving the needs of others. A warm demeanor and desire to collaborate with others is key. Physical ability to assist with warehouse operations. Able to lift 50 lbs.

SCOPE OF RESPONSIBILITY

Decisions made with in-depth understanding and interpretation of procedures, company policies and business practices to achieve general results. Responsible for setting department deadlines. Errors in judgment may cause long-term impact to co-workers, supervisor, department and/or line of business.

SAFETY

1. Complete at a satisfactory level all required and assigned HSE training

2. Follow all activity policies and procedures, including all HSE related requirements at all times

3. Participate in all HSE related programs & activities as required, including incident investigations, interviews, auditing and assessment, etc.

4. Report any condition which you feel could result in an accident or injury and / or stop work if required

In addition:

1. While adhering to all HSE requirements established for CBRE employees, supervisors and managers are required to:

a. Provide sufficient distraction free time for employees to complete all required HSE training & support the HSE training program implicitly

b. Investigate and resolve (if possible) all reported unsafe conditions / acts and communicate results back to the affected stakeholders

c. Support stop work authority when it is exercised in good faith d. Communicate any / all potential workplace hazards and workplace procedures

As a Manager:

1. While adhering to all HSE requirements established for CBRE employees, supervisors and managers are required to:

a. Provide sufficient distraction free time for employees to complete all required HSE training & support the HSE training program implicitly

b. Investigate and resolve (if possible) all reported unsafe conditions / acts and communicate results back to the affected stakeholders

c. Support stop work authority when it is exercised in good faith

d. Communicate any / all potential workplace hazards and workplace procedures

CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)